Mes engagements
Je souhaite instaurer une relation de confiance et une totale transparence avec mes clients c’est pourquoi je m’engage à vous communiquer ci-après, ma méthode de travail, mes outils de travail à distance et la mise en place de moyens pour préserver la confidentialité de vos données.
Vous connaîtrez la procédure, il n’y aura pas de mauvaise surprise.
Ma méthode de travail (procédure)
Mes outils de travail à distance
Mise en place de moyens pour préserver vos données.
Ma méthode de travail (procédure)
Lors d’un premier contact par mail, téléphone, sur site, chez le particulier, le client fait part de ses souhaits et ses besoins concernant les travaux à effectuer et après accord des deux parties, un devis détaillé, accompagné des conditions générales de vente sera établi et transmis dans les 48 heures (jours ouvrés) au client.
Une fois le devis établit, s’il correspond aux attentes du client, celui-ci devra être retourné soit par mail ou par courrier, daté, signé et portant la mention :
» Bon pour accord et exécution du devis ».
Les entreprises devront également apposer leur tampon.
Lors de son envoi, le devis devra être accompagné des conditions générales de vente signées et d’un acompte de 30% du montant total de la commande.
Ce devis deviendra alors un contrat qui liera les deux parties jusqu’à la livraison des travaux commandés et de la facture réglée à 100%.
Toute modification de commande devra faire l’objet d’un avenant au devis précédemment signé.
Tout devis établi est valable un mois à compter de sa date d’émission, passé ce délai, il devra être réexaminé.
Suivant les besoins du client, les prestations pourront être effectuées à distance, directement sur site ou au domicile du client.
Si besoin, les documents nécessaires à la bonne réalisation de la commande (documents écrits, en-têtes, enregistrements, etc…) devront être transmis à Secrét@ir’menVôtre, soit par mail ou par courrier.
Les travaux terminés et conformes au devis, sont renvoyés soit par mail, par courrier, ou remis en main propre, ou envoyés directement aux clients et/ou aux fournisseurs. S’il y a des frais d’affranchissement, de coursier ou de déplacement, ceux seront alors facturés.
Une fois le travail expédié, la facture est adressée au client et le paiement de celle-ci doit s’effectuer dès réception pour les missions occasionnelles ou en fin de mois pour les travaux réguliers (voir conditions de règlement sur le devis).e
Travail à distance : mes outils
La grande majorité de mon travail s’effectue à distance et celui-ci est largement facilité par les technologies nouvelles. mais il faut également pour être au maximum concentrée et productive, une endroit où établir son bureau et une situation familiale adéquate avec ma profession à domicile.
En ce qui me concerne, mon espace de travail est une pièce calme qui est entièrement et uniquement dédiée à mon activité.
Quant à ma situation familiale qui me permet d’être concentrée au maximum sur les missions qui me sont confiées, car mon époux et mes enfants ayant chacun un emploi, je suis seule à la maison de 7h00 à 18h00 (pas d’enfants à amener et à aller chercher à l’école).
Le travail à distance nécessite bien évidemment d’avoir à sa disposition un ordinateur récent, une imprimante multifonctions, un téléphone et une connexion internet, mais il existe également de nombreux outils très utiles qui simplifient cette façon de travailler.
Voici ceux que j’ai adoptés :
Messagerie électronique : Outlook
La messagerie électronique est bien entendu l’outil de base pour le travail à distance. C’est le moyen de communication que j’utilise le plus souvent avec mes clients. La plupart d’entre eux me transmettent leurs fichiers et leurs instructions par ce biais.
J’ai créé dans ma messagerie plusieurs dossiers, et notamment un dossier par client. Mes courriers électroniques sont ainsi bien classés et je peux les retrouver très facilement.
En créant des règles à appliquer par Outlook, j’automatise des actions relatives à certains messages, par exemple, les courriels reçus d’un expéditeur défini sont sauvegardés automatiquement dans le dossier choisi. Plus de temps perdu en classement, ça se fait tout seul !
La programmation de l’envoi des messages permet de rédiger un courrier électronique à l’avance et de différer son envoi : le message reste dans la boîte d’envoi jusqu’à la date et l’heure déterminées.
Partage de fichiers : Dropbox
Le logiciel Dropbox est très pratique notamment pour trois types d’utilisation :
* Envoi de fichiers volumineux
Lorsqu’un fichier est trop lourd pour être envoyé par courrier électronique, je le place dans ma Dropbox et je crée un lien que je copie dans un message au destinataire du fichier, ce qui lui permet d’avoir accès au document, même s’il n’a pas de compte Dropbox.
* Partage de fichiers en temps réel
Dropbox offre aussi la possibilité de travailler à plusieurs et à distance sur un même document et de visualiser au fur et à mesure les modifications apportées par chacun. Pour cela, il faut créer un dossier partagé, y placer le document commun et ajouter les personnes concernées.
* Accès aux fichiers à distance
Tous les fichiers stockés dans Dropbox me sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur, puisqu’il me suffit de me connecter à mon compte pour les retrouver.
Le cloud (nuage) : Onedrive
Onedrive est un service de stockage en ligne de Microsoft. Par l’intermédiaire d’un logiciel, il est possible d’envoyer et de stocker des documents, photos ou autres sur un serveur de microsoft. Ce programme facilite et automatise le stockage de fichiers et dossiers en utilisant une méthode de synchronisation.
Pour ma part, je l’utilise essentiellement pour stocker tous les fichiers et/ou dossiers de mes clients. Cela me permet de les retrouver rapidement depuis n’importe quel appareil (téléphone, tablette, ordinateur).
Il est possible de partager les fichiers et les dossiers, mais comme il faut créer un compte, je n’utilise pas Onedrive pour cela car tous mes clients n’ont pas de compte Microsoft.
Connexion à distance : TeamViewer
Il peut être utile de pouvoir se connecter à distance à un ordinateur et TeamViewer permet de le faire très simplement.
* Accès permanent
TeamViewer permet de configurer l’accès à un poste dédié pour travailler à distance exactement de la même façon que le personnel sur place. Je peux également me connecter à mon ordinateur personnel depuis n’importe quel appareil.
* Connexion ponctuelle
En créant des identifiants provisoires, TeamViewer me permet :
– Soit de laisser l’accès à mon ordinateur à un technicien, pour me dépanner, ou pour procéder à une installation propre à l’un ou l’autre de mes clients.
– Soit d’accéder ponctuellement à l’ordinateur d’un de mes clients pour l’aider à exécuter une manipulation dont il n’a pas l’habitude.
Messagerie instantanée : Skype
Certains de mes clients préfèrent communiquer via Skype. Ce logiciel permet de passer des appels vocaux et même vidéo, l’envoi de courts messages moins formels que les courriers électroniques.
c’est très utile pour faire des visio-conférences avec une ou plusieurs personnes.
Skype offre d’autres fonctionnalités, telles que :
– L’envoi de fichiers
– L’organisation d’une conversation entre plusieurs personnes
– Le partage d’écran.
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Evidemment, il existe bien d’autres solutions qui présentent des fonctionnalités similaires que je peux également utiliser selon les préférences de mes clients, par exemple WeTransfer, NextSend ou Mailjet pour l’envoi de fichiers volumineux, OneDrive ou Google Drive pour le partage de fichiers …
Les autres logiciels utilisés pour mener à bien mes missions
Word : Traitement de texte
Excel : Tableur
Powerpoint : Présentation de diaporama
Publisher : Publication assistée par ordinateur (PAO)
Open office : suite bureautique (traitement de texte, tableur, etc…)
Gimp : éditeur graphique (équivalent photoshop)
Scribus : Publication assistée par ordinateur (PAO)
Xnview : Logiciel de tri, de visualisation et de manipulation de photos
Acrobat reader : Créer, éditer et gérer les documents PDF sur ordinateur
Zoom : Communications vidéos modernes, visioconférences
Mise en place de moyens pour préserver vos données
La discrétion est pour moi, une qualité essentielle pour une secrétaire indépendante, je peux même dire que je suis liée par le secret professionnel.
J’ai donc mis en place des moyens pour préserver toutes les données de chacun de mes clients.
À savoir :
* Les ordinateurs utilisés sont conservés dans un environnement sécurisé
* Chaque ordinateur est protégé par un mot de passe
* Toutes les données et travaux en cours ou finis ne sont jamais stockés sur les ordinateurs, mais dans le coffre-fort du cloud Onedrive, sécurisé lui aussi par un mot de passe. Avec cette méthode, je peux accéder aux dossiers de mes clients depuis n’importe ordinateur,tablette ou smartphone
* Les mots de passe ne sont pas inscrits dans un petit carnet, mais sont gérés par le gestionnaire de mots de passe Lastpass, c’est un outil qui se charge de créer, de mémoriser et de saisir les mots de passe. Un seul mot de passe à retenir, celui de l’éditeur de gestion de mots passe : Lastpass.
* Je n’ai aucun dossier et/ou fichier papier, même mes archives sont sur le cloud.
CONFIDENTIALITE ET PROFESSIONNALISME GARANTIS